Los consejos de un millonario para administrar tu email

Los consejos de un millonario para administrar tu email

En 2010, Nat Turner, que por entonces tenía sólo 24 años, vendió su compañía a Google por 70 millones de dólares. Su empresa, Invite Media, ayudaba a los anunciantes a intercambiar información. Una información cada vez más abundante, que hay que aprender a gestionar. Puede que usar con inteligencia el correo electrónico no sea suficiente para tener éxito, pero según Turner puede ayudar. Por eso ha querido compartir en su blog los secretos para no perderse entre correos innecesarios.
Para Turner “es muy importante gestionar adecuadamente el correo, pues la rapidez con la que se responde un mail es el reflejo de tu nivel de responsabilidad y productividad”. A nadie le gusta que tarden mucho en responderle a un mail importante, por ello es decisivo, sobre todo cuando el flujo de correos es muy grande, saber priorizar y estar siempre atento a los correos importantes que recibamos.
La estrategia de Turner consiste en archivar cualquier correo que no necesite atención inmediata, para que todo lo que esté en la bandeja de entrada sea tarea pendiente. Hay mucha gente que hace esto mismo, marcando los correos como leidos (si no requieren más atención) o no leídos (si tienen que ser contestados o atendidos). Pero Turner cree que esta no es una buena idea, pues la gestión es menos limpia, en la medida en que se acumulan demasiados correos.
El joven emprendedor usa, además, una serie de técnicas concretas.
•Si no requiere atención inmediata: archívalo. Para Turner es la mejor manera de librarse de cosas innecesarias en la bandeja de entrada. Una vez que has archivado el correo, si lo necesitas más tarde, siempre puedes buscarlo.
•Si es importante: márcalo como destacado. Es la mejor manera de encontrar los correos importantes que, aunque no requieren una contestación inmediata, sí contienen información relevante que puedes necesitar a corto plazo.
•Una vez a la semana, haz una limpieza. Turner recomienda hacer un repaso a los correos una vez a la semana. Lo que hace es eliminar de destacados aquello que ya no se va a usar y borrar lo totalmente innecesario.
•Usa el móvil para clasificar el correo. Escribir con el teléfono es tedioso y requiere mucho más tiempo. Por ello Turner recomienda, a no ser que se trate de algo extremadamente importante, que se use el correo del móvil sólo para clasificar la información. Luego siempre podrás responder los correos desde el ordenador y ya los tendrás convenientemente clasificados. Turner explica que la labor de clasificación que requiere cierta constancia, puede ir haciéndola en momentos muertos a lo largo de todo el día. Ya sea en el ascensor o en un taxi.
•Mantén todo sincronizado. Esto es para Turner algo absolutamente imprescindible. Y desde luego es muy útil. Actualmente, mediante IMAP, es muy sencillo tener el correo sincronizado en todos los ordenadores que utilices y el móvil. Es muy sencillo si se utiliza cualquier cliente de correo web, como Gmail, Yahoo o Hotmail. Turner explica que dejó de usar Outlook por esta razón y mudó todas sus cuentas (la personal y la corporativa) a Gmail.
•Usa una aplicación para asegurar que te responden. Turner recomienda usar Boomerang para Gmail, una extensión para el gestor de correo de Google que te devuelve el mensaje si no te han contestado. Es muy útil para que no olvidar tareas pendientes.
•Utiliza las etiquetas. Una de las funciones más útiles de los gestores de correo es la posibilidad de etiquetar los correos, incluso automáticamente, mediante el uso de filtros. Turner reconocer que todavía “no tiene perfeccionada la técnica”, pero cree que es más fácil encontrar los correos importantes.
•Activa las notificaciones. Turner utiliza las notificaciones de Gmail para estar siempre al tanto de que llega algo importante mientras navega por la red.
http://www.elconfidencial.com/alma-corazon-vida/2012/06/03/los-consejos-de-un-millonario-para-administrar-tu-email-99163/